Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry:n tietosuojaseloste

Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään henkilötiedot turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten KULTA ry kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja.

KULTA ry:ssä käsitellään henkilötietoja useista syistä.

Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry ylläpitää jäsenrekisteriä ja kumppanuus-/postituslistaa. Tietoja tallennetaan yhteydenoton ja sopimusten teon yhteydessä. Lisäksi tietoja haetaan internetistä potentiaalisten kumppaneiden nettisivuilta, julkistetuista tiedotteista ja muista lähteistä. Pääosa keräämistämme henkilötiedoista on yhteystietoja: nimiä, ammattinimikkeitä, posti- ja sähköpostisosoitteita sekä organisaatiotietoja.

Tietoja käytetään Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry:n jäsen- ja muiden palvelujen ylläpitämiseen ja kehittämiseen, palvelun mukaiseen yhteydenpitoon, viestintään, markkinointiin ja kutsuihin.

Asiakastietoja ei luovuteta kolmansien tahojen käyttöön kuin ainoastaan lain tai viranomaisen määräyksen nojalla. Asiakkaalla on oikeus pyytää poistamaan omat tietonsa asiakasrekisteristä.

  • Rekisterinpitäjä ja rekisterin nimiNimi: Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry
    Y-tunnus: 2916272-4

    Postiosoite: Annankatu 25, 00100 HELSINKI

    Rekisterin nimi on Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry:n jäsen- ja kumppanuusrekisteri. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on järjestökoordinaattori Sanna Ylä-Lyly, sähköposti: sanna.yla-lyly@kulttuurijataide.fi.

    2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

    Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry:n jäsen- ja kumppanuusrekisterin pääkäyttötarkoitus on KULTA ry:n jäsen-, asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitäminen jäsenen ja asiakkaan kanssa sovitun toimeksiannon ja sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Rekisteri muodostuu seuraavista alarekistereistä:

    – Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry:n jäsenrekisteri
    – Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry:n kumppanuudet -postituslista

    Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

    – palvelun ja toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
    – jäsenten ja kumppaneiden kutsuminen järjestön tilaisuuksiin
    – jäsenten ja kumppanien tiedottaminen
    – Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry:n tuotteista ja palveluista tiedottaminen
    – asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
    – markkinointi ja viestintä
    – analysointi ja tilastointi
    – mielipide- ja muut tutkimukset
    – Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry:n toiminnan dokumentointi

    3. Rekisterin tietosisältö

    Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

    – yhteys- ja henkilötiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli, organisaatio
    – jäsen- ja asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, yhteydenotot
    – luvat, suostumukset ja estot
    – muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

    4. Käsittelyn oikeusperusteet

    Tietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

    – Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen tai toimen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tai toimen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
    – Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa, milloin tahansa).

    5. Säännönmukaiset tietolähteet

    Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

    – asiakkaalta itseltään sähköisesti, kirjallisesti, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla
    – jäsenten viestinnän perusteella

    Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain varastoi käyttäjän päätelaitteelle ja jonka käyttäjän selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta käyttäjän vieraillessa verkkosivulla. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa.

    Kuten muutkin verkkopalvelut, Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry käyttää evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelujen käyttöä. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös palvelun käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun kehittämiseksi. Evästeitä voidaan käyttää myös kohdennetun viestinnän ja sisällön tuottamiseen.

    Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden käytölle tai kieltää sen selaimensa asetuksista. Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry palvelujen toimivuudelle. Jotkin evästeet säilyvät käyttäjän koneella senkin jälkeen, kun käyttäjä on poistunut sivustolta. Evästeet saattavat säilyä kuukausia tai vuosia viimeisen sivustolla käynnin jälkeen, kunnes ne poistetaan.

    6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

    Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja säilytetään pilvipalvelussa EU-/ETA-alueella. Palvelun tuottajalla on GDPR:n mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä alihankkijan kanssa.

    7. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on seuraavat henkilötietolain mukaiset oikeudet:

    a) Oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja, sekä rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja käytetään sekä säännönmukaisesti luovutetaan.

    b) Oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

    c) Oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

    Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet 25.5.2018 lähtien:

    d) Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että rekisteröityä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä tietyt EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt tiedot.

    e) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tiettyjä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tarkoituksia kuten suoramarkkinointia varten.

    f) Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

    g) Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

    h) Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.

    i) Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.

    j) Oikeus saada tietyissä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu.

    k) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

    Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

    8. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Manuaalinen aineisto

    Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan tai arkistoidaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

    Sähköisesti tallennetut tiedot

    Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Pääsy järjestelmiin on suojattu käyttäjätunnuksen ja salasanan yhdistelmällä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

    9. Henkilötietojen säilytysaika

    Jäsen- ja asiakasrekisteriin tallennetut tiedot poistetaan automaattisesti, kun ne eivät enää ole tarpeellisia jäsen-, asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämisen ja sopimusten täyttämisen vuoksi.

    10. Muutokset

    Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ilmoittamalla muutoksista verkkosivuille laitettavilla ilmoituksilla tai sähköpostitse.