Tapahtuma-alan digitalisaatio: Olisiko jo aika viedä kaikki tapahtumat virtuaalisiksi?

Tapahtumateollisuus ry:n palveluksessa olen koko syksyn 2020 päässyt kertomaan tapahtuma-alasta, sen toiminnasta ja toimintamalleista maamme päättäjille ja eri alojen viranhaltijoille. Koronan vaikutuksista puhuttaessa ja toimialan kehitystarpeita hahmoteltaessa olen useaan kertaan kuullut ajatuksen siitä, että olisiko nyt korkea aika alkaa harkitsemaan että tapahtumat tehdään tulevaisuudessa pääosin virtuaalisesti.

Olen aktiivisesti opponoinut asiaa ja muistuttanut että virtuaali- ja hybriditapahtumat ovat tärkeä osa alamme tulevaisuutta, mutta ne eivät kuitenkaan korvaa ihmisten tarvetta kokoontua livenä yhteen. Ihmiset kaipaavat myös fyysisiä kokemuksia, kokoontumista yhteen niin että tunteet ja tunnelmat välittyvät. Esimerkkinä voidaan pitää vaikkapa urheilun tapahtumia. Meillä on pitkät perinteet urheilun seuraamisesta tv:n ja radion välityksellä, mutta se ei ole poistanut ihmisten halua osallistua urheilutapahtumiin livenä. Onhan fanittaminen ja voiton juhlat aivan erilainen kokemus yhdessä paikan päällä.

Digitaalisuudella on kuitenkin tärkeä rooli tapahtumien tulevaisuudessa, vaikka tapahtumatoiminta itsessään tuleekin varmuudella jatkumaan myös livenä. Jo nykyiset digitaaliset palvelut osoittavat, että tapahtumien tulevaisuus nojaa osaltaan digitaalisuuteen. 2010-luvun aina kehittyneet tapahtumien digitaaliset palvelut sekä sujuvoittavat tuotantoprosesseja että tuovat tapahtumaosallistujille paljon lisäarvoa ja tekevät tapahtumakokemuksesta paremman. Tapahtumien lipunmyynti on jo lähes kokonaan digitalisoitunut, samoin tapahtumailmoittautumiset ja osallistujahallinta tehdään pääsääntöisesti digitaalisilla alustoilla. Erilaisia tapahtumien match making -palveluita on ollut tarjolla pitkään ja ne ovat tuoneet suurta lisäarvoa mm. messu- ja seminaari tapahtumiin. Digitaalisuus on lisääntynyt myös muilla tapahtuman osa-alueilla tuotannonhallinnasta asiakaskokemukseen.

Uusia digitaalisia palveluja syntyy ja tarvitaan kuitenkin koko ajan lisää. Esimerkiksi suurtapahtumien yleisön logistiikkapalveluissa on vielä paljon kehitettävää. Ihmisten mahdollisuus vaikuttaa tarjolla olevaan tapahtumatarjontaan on vielä olematonta, mutta tähänkin on tulossa uusia ratkaisuja. Fanikulttuurin ja tapahtumayhteisöjen digitaalisissa ratkaisuissa Suomi ei loista kehityksen kirkkaimmassa kärjessä. Cashless-ratkaisuja sekä erilaisia digitaalisen myynnin ratkaisuja vaikkapa tapahtumien ravintolapalveluihin on kehitetty, mutta niiden käyttö on vielä toistaiseksi koko tapahtumamarkkinassa melko vähäistä.

Vaikka kaikki tapahtumat eivät siirtyisikään virtuaalimaailmaan, on livetapahtumien ympärillä paljon tilaa ja mahdollisuuksia digitaalisten palvelujen ja ansaintojen kehittämiselle. Myös Euroopan Unionin elvytysvälineen yksi keskeinen teema on digitaalinen siirtymä. Kannustankin meitä tapahtuma-alan toimijoita siirtämään katseemme digitaalisuuteen ja siihen mitä kaikkea me teemme vielä metodeilla, jotka voitaisiin digitalisoida tai kuinka voisimme digitaalisuuden avulla parantaa asiakkaidemme tapahtumakokemusta. Tapahtumateollisuus on pian antamassa lausuntonsa elvytysvälineen käytöstä. Kuulemme mielellämme kaikki visiot tapahtuma-alan digitaalisesta siirtymästä ja viemme päättäjille heidän tarvitsemaansa tietoa.

Kati Kuusisto

Tapahtumateollisuus ry